Zuerst gilt es klarzustellen, dass alleine die Durchführung von Trainingsfahrten oder -freizeiten, selbst wenn die einzelne Fahrt nicht die Gemeinnützigkeits-voraussetzungen erfüllt, nicht automatisch die Gemeinnützigkeit des Vereins gefährdet. Vielmehr ist entscheidend, ob die Fahrt der unmittelbaren Zweckverwirklichung dient oder nicht und wie dem folgend die Kosten und Einnahmen im Verein steuerlich behandelt werden. So ist allgemein bekannt, dass es gemeinützigkeitsrechtlich unschädlich ist, wenn Sportvereine bei Veranstaltungen auch Speisen und Getränke verkaufen. Dieser Verkauf ist nicht gemeinnützig. Sofern dies dann in der Buchhaltung des Vereins entsprechend als nicht gemeinnützig behandelt wird, ist das für den Verein grundsätzlich kein Problem.
Sind die Fahrten als Sportreisen und nicht als Touristikreisen einzuordnen, sind die dazugehörigen Ausgaben und Einnahmen dem Zweckbetrieb „Sport“ zuzuordnen. Sportreisen sind als sportliche Veranstaltungen anzusehen, wenn die sportliche Betätigung wesentlicher und notwendiger Bestandteil der Reise ist (z.B. Reise zum Wettkampfort). Reisen, bei denen die Erholung der Teilnehmer im Vordergrund steht (Touristikreisen), zählen dagegen nicht zu den sportlichen Veranstaltungen, selbst wenn anlässlich der Reise auch Sport getrieben wird. (s. AEAO zu § 67a AO TZ 4, Anhang 2). Die Touristikreisen sind mit ihren Ausgaben und Einnahmen dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zuzuordnen.
Zu beachten ist, dass sportliche Veranstaltungen eines Sportvereins nur dann ein Zweckbetrieb sind, wenn die Einnahmen einschließlich der Umsatzsteuer aus allen sportlichen Veranstaltungen des Vereins in einem Kalenderjahr die Zweckbetriebsgrenze von 45.000 € nicht übersteigen (§ 67a Abs. 1 Satz 1 AO). Übersteigen die Einnahmen die Zweckbetriebsgrenze von 45.000 €, liegt grundsätzlich ein steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb vor. Der Verein kann aber auf die Anwendung der Zweckbetriebsgrenze verzichten (§ 67a Abs. 2 AO). Die steuerliche Behandlung seiner sportlichen Veranstaltungen richtet sich dann nach § 67a Abs. 3 AO, also danach, ob an der jeweiligen sportlichen Veranstaltung bezahlte Sportler des Vereins teilgenommen haben. Ein solcher Verzicht sollte aber wohl bedacht und auf jeden Fall vorher mit einem fachkundigen Berater besprochen werden.
Es gibt keine gesetzliche Regelung, welche festlegt, welchen Wert ein von einem gemeinnützigen Verein gemachten Geschenk haben darf. Nach § 55 Abs. 1 Nr. 1 Satz 2 Abgabenordnung (AO) Dürfen die Mitglieder in ihrer Eigenschaft als Mitglieder keine Zuwendungen aus Mitteln des Vereins erhalten. Jedoch sind nach Nr. 9 des vom Bundesfinanzministerium als Anweisung an die Finanzämter herausgegebenen Anwendungserlasses zur Abgabenordnung (AEAO) zu § 55 Abs. 1 Nr. 1 dann keine schädlichen Zuwendungen anzunehmen, wenn es sich bei den Aufwendungen um Annehmlichkeiten handelt, wie sie bei im Rahmen der Betreuung von Mitgliedern allgemein üblich und nach allgemeiner Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen sind. Eine feste betragsmäßige Grenze enthält aber auch diese Anweisung nicht.
Meist wird von den Finanzverwaltungen deshalb das Lohnsteuerrecht zu Rate gezogen, mit der Überlegung, dass wenn ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer etwas steuerfrei zukommen lassen darf, dass dies in der Regel auch nicht gemeinnützigkeitsschädlich sein kann. Bis zum 31.12.2014 waren dies 40,00 €. Seit dem 01.01.2015 darf ein Arbeitgeber nunmehr seinem Arbeitnehmer Sachwerte bis zu einem Wert von 60,00 € steuerfrei zukommen lassen. Ob diese Erhöhung von den Finanzämtern auch bei den gemeinnützigen Vereinen Anwendung findet, ist noch offen. Die sicherste Vorgehensweise ist jedoch die, dass man dies mit dem für den Verein zuständigen Finanzamt konkret klärt.
Die meisten Vereine erfüllen ihre Pflicht zur Rechnungslegung (gegenüber den Mitgliedern, aber auch gegenüber den Finanzbehörden) durch eine Einnahme-Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG, also im Wesentlichen durch Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben. Diese Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitnah und geordnet vorzunehmen und müssen zehn Jahre lang geordnet aufbewahrt werden. Dies gilt auch für alle Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Auftragszettel, Bankauszüge, Buchungsanweisungen, Gehaltslisten, Kassenberichte, Portokassenbücher, Aufnahmeanträge von Mitgliedern sowie Kündigungserklärungen der Mitglieder). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen worden ist oder die Unterlagen entstanden sind (§ 147 Abs. 4 AO). Die Aufbewahrungspflicht ist Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Unter den in § 147 Abs. 2 AO genannten Voraussetzungen können Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden.
Wegen der Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke steuerbegünstigte Vereine müssen auch die Vereinnahmung von Zuwendungen (z.B. Spenden) und deren satzungszweckgemäße Verwendung ordnungsgemäß aufgezeichnet und ein Doppel der Zuwendungsbestätigung aufbewahrt werden. Bei Aufwandsverzichtsspenden muss sich aus den Unterlagen genau ergeben, welcher Aufwand erstattet wurde. Dafür ist z. B. bei Fahrten eines Mitglieds im Auftrag des Vereins, für die ein pauschaler Kilometersatz erstattet wird, eine Liste erforderlich, in der die einzelnen Fahrten mit Zweck der Fahrt, Abfahrtspunkt und Ziel sowie der Entfernung festgehalten sind. Die Aufzeichnungen und Belege müssen ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt werden.
Urheber der FAQ-Einträge ist der Landessportverband für das Saarland (Stand August 2020). Quelle: https://www.lsvs.de/vereinsservice/kompetenzzentrum-ehrenamt/haeufige-fragen.html
